Zo werkt Grootboek

Installeren

U downloadt de data vault en de werkplek van uw pakket. De data vault draait bij u, op een computer of server van uzelf, en bewaart de administratie; de werkplek is de app op elk apparaat waarmee u werkt.

U start de data vault één keer met install. Hij installeert zich als dienst, start, en toont een koppelcode van twee groepen van vier tekens. De werkplek vraagt het adres van de data vault en die code; wie met die code koppelt, is de beheerder. De code is tien minuten geldig; alleen wie bij de data vault zelf kan, krijgt een nieuwe.

Er is geen configuratiebestand. De data vault luistert standaard op poort 4730 en bewaart alles in één map: %ProgramData%\Grootboek op Windows, /var/lib/grootboek op Linux. Het verkeer is altijd versleuteld met TLS 1.3, en de werkplek legt bij het koppelen vast met welke data vault hij spreekt.

De downloads zijn nog niet ondertekend; Windows vraagt bij het openen om bevestiging. Er is nog geen versie voor macOS.

Werkplekken en startsleutel

Een werkplek is een apparaat dat met de data vault gekoppeld is; het telt, of er nu iemand ingelogd is of niet. Accounts en uitnodigingen tellen niet: elk account mag inloggen op elke werkplek. Een tweede apparaat koppelt u met een code uit een werkplek die u al heeft.

Zonder startsleutel werkt alles, op 2 werkplekken. Een startsleutel noemt het totaal aan werkplekken, de 2 inbegrepen, geldt een jaar en geldt voor de data vault met al zijn administraties. De beheerder zet hem in onder Beheer › Startsleutel, met Startsleutel invoeren.

Onder Beheer › Apparaten verwijdert de beheerder een werkplek; die werkt vanaf dat moment niet meer, en komt vrij zodra het apparaat een dag gekoppeld is geweest. Een verlopen startsleutel zet niets op slot: de werkplek toont een balk met de datum.

Administraties

In één data vault staan zoveel administraties als u wilt, elk in een eigen map met eigen rollen. Een account kan in meer administraties zitten, met in elk een andere rol.

Beginnen

Een nieuwe administratie begint met een paar vragen in gewone taal. De antwoorden bepalen welke functies u ziet en welke rekeningen het rekeningschema krijgt. Elk pakket stelt zijn eigen vragen en daarna de algemene:

• Hoe is uw onderneming georganiseerd?
• Heeft u een eigen locatie waar klanten komen, zoals een praktijk, winkel, werkplaats of kantoor?
• Komt u bij klanten aan huis of op locatie?
• Rijdt u in een auto van de zaak?
• Bezit u bedrijfsmiddelen die u over meerdere jaren afschrijft, zoals machines, een bedrijfsauto of een verbouwing?
• Werkt u op projectbasis, met uren per opdracht?
• Laat u klanten online betalen, met iDEAL of een betaallink?
• Verkoopt u ook online, via een eigen webshop of marktplaatsen?
• Volgt u geïnteresseerden tot ze klant worden?
• Stuurt u nieuwsbrieven?

Wat u later nodig hebt, zet u aan onder Beheer › Functies.

Updates

Grootboek werkt zichzelf niet automatisch bij. Een nieuwe versie zet u eerst op de werkplekken en daarna op de data vault. Een nieuwere werkplek werkt met een oudere data vault, een oudere werkplek niet met een nieuwere data vault.

Bij de start zet de data vault elke administratie om naar zijn versie, versie voor versie; een administratie van een nieuwere versie dan de data vault opent hij niet.

Back-ups

De data vault maakt dagelijks of wekelijks een back-up, naar de map die u in de instellingen kiest, terwijl er doorgewerkt wordt. Back-ups blijven staan tot u ze weghaalt.

Terugzetten doet u met de data vault gestopt. Hij controleert de back-up eerst en gooit niets weg: wat er stond, wordt opzij gezet.

Bewaren en wissen

Elke wijziging staat in een log met wie, wanneer en waarom, aan elkaar gekoppeld met een hashketen die de data vault kan controleren. Een geboekt stuk ligt vast; corrigeren gaat met een tegenboeking of een creditnota.

Een relatie wissen kan pas na de bewaarplicht van zeven jaar (AWR art. 52 lid 4). Daarna wist de data vault een relatie zonder activiteit zelf.

Rechten

De beheerder beheert de data vault: accounts, uitnodigingen, werkplekken, de startsleutel en administraties. De eigenaar van een administratie beheert die administratie. Wat een rol mag, volgt uit de functies die ze ziet.

Een afsluitdatum houdt een periode dicht; alleen de accountant corrigeert erachter. Achter de harde afsluitdatum corrigeert niemand.

Bestanden

Grootboek maakt de bestanden die u indient of uploadt: de auditfile (XAF 4.0), de btw-aangifte, de loonaangifte en SEPA-bestanden voor betalingen en incasso. U dient ze zelf in; versturen vanuit het programma komt er als de aansluiting er is.

Bankafschriften leest het in als CAMT.053 of MT940, en het koppelt betalingen aan facturen.

Toetsenbord en toegankelijkheid

Alles werkt met het toetsenbord. Op en neer gaan van niveau naar niveau, links en rechts erlangs. Typen in een lijst zoekt in de kolom waar u staat, Enter opent, Ctrl+S bewaart en Escape gaat terug.

Grootboek werkt met een schermlezer, haalt een contrast van 4,5:1 in licht en donker, volgt verhoogd contrast en minder beweging, en blijft bruikbaar op 200% zoom.

MCP

De data vault spreekt MCP, zodat een AI-assistent met uw administratie kan werken. Het staat standaard uit en gaat bij de installatie aan voor het lokale netwerk of voor iedereen. De assistent werkt met een account dat u hem geeft, met precies diens rechten.